Alternant(e) Office Manager

Skello est une société européenne qui a pour mission de réinventer l’expérience de travail des équipes sur le terrain en leur permettant de mieux anticiper, s’organiser et communiquer. Comment ? Grâce à une technologie collaborative et intuitive.

Concrètement, Skello est une solution SaaS de pilotage RH pour tous les établissements dont les plannings sont complexes. Pour les managers, Skello optimise l’organisation du travail et aide à la prise de décision dans le pilotage des coûts liés aux équipes. Pour les employés, Skello facilite leur communication et simplifie leur quotidien.

L’ambition de Skello est de devenir la solution de référence pour toutes les équipes de terrain en Europe. Pour cela, une levée de fonds en Série B de 40M€ a été réalisée en septembre 2021 auprès de fonds experts dans le domaine (Partech, Aglaé Ventures & XAnge) pour apporter toujours plus de valeur à ses clients grâce à de nouvelles fonctionnalités et s’ouvrir à de nouveaux secteurs d’activité, au-delà des secteurs historiques : l’hospitality, le retail et la santé.

Afin de faciliter la vie de nos 205 collaborateurs à Paris, nous recherchons un.e alternant(e) Office Manager pour accompagner Audrey, notre Events & Office Manager.

Ce rôle garantit le bon fonctionnement de notre bureau en assurant une bonne manutention et une gestion administrative efficace, tout en favorisant le bien-être de nos employés et l'intégration des nouveaux arrivants.

Cette alternance, c'est la chance parfaite pour mettre tes connaissances théoriques en action et te lancer dans une aventure 100% pratique. Audrey, ta manager, sera là pour te guider à chaque étape.

Manutention & office :

- Mettre en place les salles de réunions

- Gérer les stocks

- S'assurer que nos bureaux soient agréables

- Faire le lien avec nos différents prestataires.

Assistance administrative :

- Recevoir les achats de fournitures de bureau et maintenir les niveaux de stock appropriés.

- Commander, ranger et maintenir les niveaux de snacks, boissons, fruits, etc.

- Réceptionner et distribuer le courrier entrant.

 

Assistance Bureau et Happiness :

- Aider à l’organisation des événements internes mensuels pour renforcer la cohésion d'équipe (les petits-déjeuners, les Skelloshow, les drinks du jeudi, nos offsites)

- Assister à la coordination des petits travaux de maintenance avec les prestataires

- Organiser des tournois sportifs et autres activités pour promouvoir le bien-être des employés.

- Aider à l'organisation de note offsite en envoyant des rappels, en créant des documents nécessaires, et en aidant à la communication sur Slack et Notion

Assistance Onboarding :

- Préparer les boites de bienvenue

- Contribuer à l'organisation des sessions d'onboarding mensuelles

- Mettre à jour les calendriers des nouveaux arrivants

- Être le contact privilégié pour répondre à leurs demandes 

- Collecter des retours d'expérience

- Attitude proactive

-Excellentes compétences organisationnelles

- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer efficacement les priorités.

- Sens du détail et capacité à maintenir un environnement de travail propre et accueillant.

- Capacité à interagir avec une diversité de personnes et à créer un environnement positif.

- Maîtrise des outils informatiques et des plateformes de communication internes.

Process 

- 1er entretien découverte avec Audrey (Office & Events Manager) en visio

- 2ème entretien métier : Audrey, dans nos bureaux

- 3ème entretien culture Fit : Emmanuelle (COO & Co-fondatrice)